Rechtssicheres E-Mail-Marketing: Das müssen Sie beachten

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 E-Mail-Marketing hat verschiedene Vorteile und ist aus dem heutigen Alltag kaum noch wegzudenken. Als Unternehmen sollte man jedoch nicht einfach Werbe-Mails und Newsletter an alle Kontakte, die man finden kann, verschicken. Mit diesen Schritten umgehen Sie juristische Fallstricke und vermeiden teure Abmahnungen.

  1. Der Adressat muss zunächst einwilligen.

Bevor Sie jemanden einen Newsletter senden, sollte die Person dem Newsletter-Empfang zugestimmt haben. Wichtig dabei ist: Diese Einwilligung muss transparent, freiwillig und sachkundig erfolgen. Allgemeine Zustimmungen für diverse Versender („Werbung von weiteren Partnern“), sind also nicht ausreichend.

Wichtig ist zu beachten: Eine einmal erteilte Einwilligung ist nicht automatisch unbegrenzt gültig. Achten Sie deshalb darauf, keine zu alten, unbenutzten Daten zu verwenden. Auch ist bei der Erhebung der Daten wichtig, dass der Interessent nur wenig Daten bei der Anmeldung angeben muss, also eine anonyme Nutzungsmöglichkeit besteht. Eine Anmeldung für einen Newsletter sollte daher ohne Angabe von personenbezogenen Daten (Name, Adresse etc.) möglich sein.

  1. So läuft die Einwilligung elektronisch ab: Das Double Opt-in

Bei E-Mail-Werbung und Newslettern gilt in Deutschland das Opt-in-Verfahren. Hierbei trägt sich der Interessent auf Ihrer Homepage für den Newsletter ein. Anschließend erhält er eine E-Mail, in welcher er die Anmeldung bestätigt. So wird vermieden, dass ein Dritter unberechtigt den Interessenten anmeldet. Aufgrund der doppelten Bestätigung heißt das Anmeldeverfahren Double-Opt-in. Eine zweite Anmeldevariante ist das Opt-Out. Hierbei muss sich der Nutzer aktiv vom Newsletter-Erhalt abmelden. Dieses Verfahren gilt als unseriös und ist rechtlich schwierig.

  1. Der Inhalt: Die Impressumspflicht

Ein Newsletter ist ein Telemediendienst. Deshalb gilt auch hier die Pflicht, den Namen, die Anschrift und eine E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme anzugeben. Jedoch genügt es, wenn Ihr Impressum via zwei Klicks erreicht werden kann, so dass Sie im Newsletter auf das Impressum Ihrer Homepage verlinken können.

  1. Der Inhalt: Die Abbestellung des Newsletters

Ein weiterer wichtiger Punkt für die Inhaltserstellung: Der Empfänger muss sich jederzeit vom Newsletter abmelden können. Hierzu reicht am Ende des Newsletters ein Link, über welchen der Empfänger seine E-Mail-Adresse aus dem Verteiler löschen kann. Auch sollte dem Empfänger die Möglichkeit gegeben werden, sich über andere Kanäle (telefonisch, per Post) abmelden zu können.

  1. Sonderfälle: Versand ohne Einwilligung

Ein Versand ohne Einwilligung ist möglich, wenn der Empfänger ein Bestandskunde ist, also ein Vertragsverhältnis besteht. Auch der Versand von Nicht-Werbemails, also E-Mails, welche der Abwicklung des Geschäftsfalls (beispielsweise Versandbestätigung) dienen, ist ohne Einwilligung möglich. Achten Sie hierbei jedoch immer darauf, dass der Charakter der E-Mail nicht durch Angebote werblich wird. Im Geschäftskundenbereich wurde früher eine mutmaßliche Einwilligung angenommen, wenn man ein Interesse des Empfängers unterstellen konnte. Dies reichte – ähnlich wie im Telefon-Marketing – aus, um den Empfänger per E-Mail anzuschreiben. Dies ist inzwischen nur noch im Telefon-Marketing möglich. Sicherer ist es daher auch hier, wenn man eine Einwilligung einholt.
Zusammengefasst Auch beim Thema E-Mail-Marketing sollte man das Vertrauen der Kunden nicht riskieren. Damit der Kunde sich gerne für Ihren Newsletter einträgt, sollten Sie verlässlich mit den Daten umgehen und die juristischen Eckpunkte beachten: Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die Einwilligung des Adressaten über das Double Opt-in Verfahren einholen, die Einwilligung entsprechend protokollieren und immer die Möglichkeit zum Widerruf der Einwilligung, also beispielsweise die Abmeldung vom Newsletter, bieten. Das Impressum muss nicht direkt im Newsletter eingebunden sein, ein Verweis auf das Impressum Ihrer Homepage genügt. Zu berücksichtigen ist, dass es auch Sonderfälle gibt, bei welchen ein Versand auch ohne Einwilligung möglich ist. Sicherer ist man jedoch, wenn man die Einwilligung für E-Mail-Werbung explizit einholt.


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